Explicación de la función de autoarchivar en Outlook

autoarchivar en Outlook
autoarchivar en Outlook

Es sumamente fácil apostar al colapso de los que recibes en tu bandeja de entradas del Outlook, ya que ese contenido puede ser ilimitado. Y más aún si este gestionador de correo es tu organizador en esta materia.

Tu bandeja de entrada, posee analogía perfecta con los papeles que pueden recopilarse en tu escritorio. Para evitar esto, es necesario que almacenes ordenadamente, los correos que recibes dentro de tu Outlook.

Esto puede realizarse a través de dos formas:

  • Uno, corresponde al modo manual, donde una vez creadas las carpetas de archivo, puedes ordenar de acuerdo a categorías de importancia y por antigüedad, haciendo clic en la función “Archivar” del menú archivo, para ayudarte a encontrarlos rápidamente cuando los requieras en el futuro, enviando a trastos de basura aquellos no relevantes para ti.
  • Y el otro procedimiento, mucho más expedito, se realiza en Outlook a través de una opción automática con la que cuenta Outlook desde su versión 2003 y siguientes, para apoyarte en la autogestión de los archivos de correo que recibes.

Con sólo verificar si la opción de “Autoarchivar” en Outlook se encuentra activa, y en qué frecuencia se realiza, estarás disfrutando de sus beneficios. Igualmente, podrás activar un mensaje de verificación antes de que Outlook realice esta operación. Esto te ahorrará un tiempo valioso.

La información que se “autoarchiva”, la puedes ubicar en un archivo de carpetas personales por usuario, conservándose la estructura original de esos espacios personales en ese lugar de almacenamiento del que se dispone para guardar la información.

Ahora bien, es importante saber que la bandeja de entrada, los borradores, tus contactos y las notas que realices en Outlook no los podrás conservar dentro de esa función disponible de Autoarchivar.
Adicionalmente, también es importante que conozcas que el archivo donde Outlook realizará esta función automática de almacenaje, se encuentra en el equipo local identificado con la extensión “.pst”, por lo cual si deseas acceder a su uso deberás documentarte un poco acerca de este tema.

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